Stel je voor dat een klant je laatste item op eBay koopt. Een paar minuten later komt er via je Shopify-winkel een nieuwe bestelling binnen voor hetzelfde item. Omdat de platforms geen voorraadgegevens met elkaar delen, worden beide bestellingen verwerkt en heb je plotseling meer verkocht dan je op voorraad hebt. Dit soort situaties komen vaak voor bij verkopers die meerdere verkoopkanalen beheren.
Het probleem wordt steeds groter naarmate je opschaalt. Bij kleine volumes is een incidentele afwijking nog goed op te vangen. Bij grotere bestellingen, met uitgebreide catalogi en productvarianten die uit dezelfde voorraad worden geleverd, leidt een niet-gesynchroniseerde voorraad tot annuleringen, terugbetalingen en een slechte verkopersbeoordeling.
In deze handleiding wordt uitgelegd waarom er op beide platforms te veel wordt verkocht, waarom Shopify en eBay een synchronisatiesysteem nodig hebben en hoe je een voorraadbeheer kunt opzetten dat ook bij een groeiend ordervolume goed blijft functioneren.
Waarom er op Shopify en eBay te veel wordt verkocht
Shopify en eBay zijn afzonderlijke systemen en zijn niet standaard met elkaar geïntegreerd. Wanneer een bestelling op eBay wordt afgehandeld, wordt de voorraad in Shopify niet automatisch bijgewerkt. Omgekeerd worden wijzigingen in de voorraad in Shopify niet automatisch doorgevoerd in de aanbiedingen op eBay.
In die kloof ontstaat oververkoop. Een item dat om 14.00 uur op eBay wordt verkocht, staat om 14.01 uur op Shopify nog steeds als beschikbaar vermeld. Dat tijdsverschil van één minuut is voldoende om hetzelfde item twee keer te verkopen.
De gevolgen reiken verder dan één geannuleerde bestelling. Op eBay worden annuleringen vanwege voorraadtekorten meegenomen in je verkopersstatistieken – het percentage defecte artikelen en het annuleringspercentage zijn van invloed op hoe het platform je aanbiedingen rangschikt. Op Shopify uit dit zich in beoordelingen en het verlies van terugkerende klanten. Op beide platforms betekent elke overboekte bestelling dat je tijd kwijt bent aan annuleringen en klantberichten, in plaats van aan het runnen van je bedrijf.
Daarnaast zijn er ook directe financiële kosten. Tussen de transactiekosten van Shopify en de eindverkoopkosten van eBay betekent elke geannuleerde bestelling dat er kosten worden betaald voor een verkoop die nooit is afgerond. Deze kosten van eBay en Shopify kunnen snel oplopen wanneer er regelmatig voorraadverschillen optreden.
Manieren om de voorraad in Shopify en eBay op elkaar af te stemmen
Aangezien geen van beide platforms de voorraad automatisch bij het andere platform bijwerkt, kiezen verkopers meestal voor een van de volgende drie manieren om de voorraad op elkaar af te stemmen:
- Handmatige updates. Sommige verkopers werken de voorraad op beide platforms na elke bestelling bij. Dit kan werken als er maar heel weinig bestellingen binnenkomen, maar het leidt al snel tot fouten. Naarmate de verkoop toeneemt, wordt het onrealistisch om alles handmatig bij te houden.
- CSV-import en -export. Een andere mogelijkheid is om voorraadgegevens van het ene platform te exporteren, deze in een spreadsheet aan te passen en vervolgens in het andere platform te importeren. Deze werkwijze is geschikter voor grotere catalogi dan handmatige updates, maar werkt niet in realtime. De voorraad kan al zijn gewijzigd voordat het bestand is geüpload.
- Synchronisatietools van derden. Voor groeiende winkels is dit meestal de enige betrouwbare optie. Een synchronisatiesysteem houdt beide platforms in de gaten en werkt de voorraad automatisch bij zodra er een bestelling binnenkomt. Hierdoor verdwijnt de vertraging tussen een verkoop en de voorraadupdate.
M2E Multichannel Connect fungeert als de synchronisatielaag. Het koppelt Shopify en eBay aan elkaar en beheert de voorraad via een gecentraliseerd multichannelsysteem.
Hoe M2E de voorraad in Shopify en eBay beheert
M2E Multichannel Connect is een multichanneloplossing die is ontwikkeld voor verkopers die grote productcatalogi beheren of hun activiteiten willen uitbreiden naar de belangrijkste marktplaatsen. Het centraliseert het voorraadbeheer en biedt flexibele instellingen voor het beheren van productvermeldingen, voorraad en bestellingen op zowel Shopify als eBay.
De app ondersteunt alle beschikbare eBay-marktplaatsen, waaronder de Verenigde Staten, Duitsland, het Verenigd Koninkrijk en meer. Of je nu lokaal verkoopt of je activiteiten uitbreidt naar nieuwe regio’s, je voorraad blijft vanaf één plek beheerd.
M2E helpt bij het beheren van de voorraad door middel van aanpasbare regels, in plaats van voorraadcijfers te kopiëren. Op deze manier kunnen verkopers zelf bepalen hoe de voorraad zich op verschillende platforms gedraagt en situaties aanpakken die door eenvoudige synchronisatietools vaak over het hoofd worden gezien.
Realtime synchronisatie van hoeveelheden
Zodra er op een van beide platforms een bestelling binnenkomt, werkt M2E de voorraad op het andere platform onmiddellijk bij. De voorraad blijft op Shopify en eBay synchroon, waardoor er geen kans meer is dat hetzelfde artikel twee keer wordt verkocht.
Dit is vooral belangrijk voor verkopers die op meerdere eBay-markten actief zijn. Wanneer advertenties tegelijkertijd in verschillende regio’s actief zijn, kunnen bestellingen snel vanuit verschillende richtingen binnenkomen, en zelfs een korte vertraging bij het bijwerken van de voorraad leidt tot een reëel risico op oververkoop.
Hoeveelheidsbuffers
Met M2E kun je een deel van je voorraad niet op eBay laten verschijnen – een kleine reserve die als buffer dient tijdens drukke periodes. Als je 20 stuks in Shopify hebt staan en een buffer van 2 instelt, toont eBay er 18. Dat verschil vangt het risico op dat bestellingen via beide kanalen tegelijk binnenkomen, voordat de synchronisatie beide kanten heeft kunnen bijwerken.
Verkoop op bestelling en verkoop zonder voorraad
Voor verkopers die voorbestellingen aannemen of werken met inkomende voorraad, kan M2E aanbiedingen op eBay actief houden, zelfs als Shopify aangeeft dat er geen voorraad meer is. Je kunt een specifiek aantal instellen dat op eBay wordt weergegeven, en dat aantal blijft zichtbaar voor kopers, ongeacht wat je voorraadniveau in Shopify aangeeft.
Dit gedrag sluit ook aan bij de manier waarop je Shopify-winkel is ingesteld om om te gaan met producten die niet op voorraad zijn. Zo werken beide kanalen altijd volgens dezelfde regels.
Inkoop van voorraad op meerdere locaties
Als je bestellingen vanuit meer dan één Shopify-locatie verwerkt, kun je met M2E kiezen welke voorraadpools je eBay-aanbiedingen voeden: één magazijn of een combinatie van locaties. Dit is vooral handig voor verkopers die zowel FBA als directe verzending gebruiken, waarbij het belangrijk is om die voorraadlocaties per kanaal gescheiden te houden.
Synchronisatie van bestellingen, import en afhandeling
Elke eBay-bestelling wordt automatisch geïmporteerd in Shopify, zodat de voorraadniveaus op beide kanalen altijd kloppen, zonder dat er handmatig iets hoeft te worden ingevoerd. Vanaf dat moment zorgt M2E ervoor dat het proces soepel verloopt. De voorraad wordt bijgewerkt naarmate bestellingen worden verwerkt. Updates over de afhandeling, inclusief trackinggegevens, worden automatisch teruggestuurd naar eBay. Kopers blijven op de hoogte vanaf het moment van aankoop tot aan de levering, en uw team hoeft niets handmatig aan te passen.
Reservering van hoeveelheden voor bestellingen
Wanneer er een lopende eBay-bestelling binnenkomt, kan M2E die hoeveelheid automatisch reserveren totdat de bestelling is bevestigd of geannuleerd. Dit betekent dat de voorraad niet via het andere kanaal wordt verkocht zolang de bestelling nog in behandeling is. Tegen de tijd dat de bestelling wordt bevestigd, beschik je gegarandeerd over voldoende voorraad om deze uit te voeren.
Varianten en productbundels beheren
Varianten en bundels maken voorraadbeheer nog complexer. Eén enkele eBay-advertentie kan meerdere maten of kleuropties omvatten, elk met een eigen voorraadniveau. Een bundel kan bestaan uit verschillende afzonderlijke SKU’s die allemaal moeten worden bijgewerkt wanneer de bundel wordt verkocht. M2E houdt deze relaties automatisch bij, zodat de juiste varianten en bijbehorende SKU’s zowel op eBay als op Shopify worden bijgewerkt zodra er een verkoop binnenkomt.
Synchronisatiebewaking
M2E biedt u via gedetailleerde logboeken volledig inzicht in alles wat er gebeurt bij de synchronisatie van uw aanbiedingen en bestellingen. Elke update, elke handeling en elke voorraadwijziging wordt geregistreerd, zodat u altijd een duidelijk beeld heeft van wat er is verwerkt en wanneer. Mocht er toch iets misgaan, dan signaleert M2E dit direct, waardoor u het probleem gemakkelijk kunt opsporen en snel kunt handelen voordat het gevolgen heeft voor uw voorraad.
Afsluitende gedachten
Oververkoop op Shopify en eBay is een probleem dat steeds moeilijker te beheersen wordt naarmate je bedrijf groeit. Het goede nieuws is dat je dit kunt voorkomen met de juiste geautomatiseerde oplossing.
M2E Multichannel Connect biedt verkopers de nodige tools om de voorraad in beide kanalen goed in de gaten te houden – van realtime synchronisatie en voorraadbuffers tot het importeren van bestellingen, het volgen van de afhandeling en gedetailleerde synchronisatielogboeken. Eenmaal geconfigureerd draait het systeem op de achtergrond, zodat u zich kunt concentreren op de groei van uw bedrijf in plaats van op het oplossen van voorraadproblemen.
Als je een groeiend assortiment beheert op Shopify en eBay en op zoek bent naar voorraadbeheer dat meegroeit met je bedrijf, dan is M2E Multichannel Connect beschikbaar in de Shopify App Store.
